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工程管理前沿【2020年第01期】

  • ID:271612
  • 浏览:6318
  • 学科:工程地质学
  • 更新时间:2020-03-24 16:24:05
  • 期刊: 工程管理前沿
内容简介
《工程管理前沿》杂志是由中国工程院主管,中国工程院、清华大学、高等教育出版社主办的建筑期刊。国际标准刊号:2095-7513,国内统一刊号:CN10-1205/N。《工程管理前沿》的办刊宗旨:依托建设领域高层权威信息背景,旨在做好政府领导决策的重要参谋;成为政策理论探讨的前沿阵地,积极探索和引导建设事业发展方向和改革实践;提供重大事件权威报道,深度阐释焦点话题,纵深调查热点事件,努力追求权威性、建设性、实用性和可读性风格;努力做大媒介传播平台,真诚为建设企事业单位服务,为中国建设事业和城市化发展服务,为广大读者开启一个探求知识的窗口。

企业基建工程档案的收集、管理与利用

2020-03-24 17:05:22 工程地质学 周碧虹
资料简介

摘要:现代社会日新月异,为了跟上人们的生活水平,提高国民幸福指数,国家正大力地发展基建工程。基建档案是对基本建设项目工程立项、勘察、设计、施工等众多工作的关键历史记录,其中在基建档案中也存在一些关于工程项目立项申请、批复等档案资料,是合法进行工程项目建设的原始凭证,还有一些项目竣工图和相关文字资料,也是项目使用后做好后期设备保护和维修的根本依据。详细论述了基建档案的管理措施,旨在改进基建档案管理工作,满足现代档案工作的需要。

企业基建工程档案的收集、管理与利用

周碧虹

上海隆宸建筑工程技术咨询有限公司, 上海 200051

摘要:现代社会日新月异,为了跟上人们的生活水平,提高国民幸福指数,国家正大力地发展基建工程。基建档案是对基本建设项目工程立项、勘察、设计、施工等众多工作的关键历史记录,其中在基建档案中也存在一些关于工程项目立项申请、批复等档案资料,是合法进行工程项目建设的原始凭证,还有一些项目竣工图和相关文字资料,也是项目使用后做好后期设备保护和维修的根本依据。详细论述了基建档案的管理措施,旨在改进基建档案管理工作,满足现代档案工作的需要。

关键词:企业基建;工程档案;收集;管理;利用

引言

基建工程档案能够反映企业单位开展建设项目管理工作的真实过程,其特点是参与主体多、文件资料形成周期长、图质量大、类型多等,基建工程档案管理工作的质量直接影响和决定了相关工程项目的开展。近年来,我国基建工程档案管理工作取得长足发展,大大提高了企业单位的生产效益和工程项目质量,但是当落实到具体实践过程中却依旧存在一些不足和挑战,需要及时审视、认真克服并且加以改革和创新。

1提升基建档案管理水平的重要性

(1)基建档案是基础设施建设的重要记录材料

在基础设施项目建设完成后,一旦出现问题,可以通过对基建档案的翻阅对问题进行排查,从而为责任追究、赔偿等问题提供条件。

(2)完备的基建档案能够有效提升工程项目的质量和效益

通过对基建档案的合理利用,能够对建设工程项目进行合理地优化,从而提升建设工程的安全性和稳定性,也能有效地减少不必要的成本支出,从而提升建设企业的经济效益。例如,基建档案中往往对建设场地的线路管道以及各种施工设备的承重数据有清晰的记录,能够为后期的维护维修工作提供极大的便利,从而节省大量的人力、物力。

2现阶段基建档案管理工作中存在的问题

2.1规章制度的执行力和保障力不够

随着基建项目的迅速增长,国家颁布了一系列有关规章制度,包括国家档案局的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、住房和城乡建设部的《城建档案管理规定》以及各省市地方的一些实施细则。然而,项目管理及工程档案管理的规章、制度、标准在基建档案管理的过程中产生了诸多困难。由于基建项目具有项目周期长、项目阶段多、涉及单位广的特性,使基建档案具有复杂性、多样性、系统性、成套性等特点,往往由于经济利益或项目工期等因素,人们只重视项目工程的本身,而轻视项目工程的档案,基建档案的收集、整理和归档工作与项目工程的建设不能协调一致地开展,造成基建档案规章制度的执行力和保障力不够以及基建档案工作的滞后。

2.2管理不闭环导致档案丢失

基建档案有关工程建设前期行政许可审批文件(如规划许可证、施工许可证等)、土地证、房屋产权证以及工程施工竣工蓝图等档案原件都是孤本性文件,没有副本。在档案借阅管理中出现不闭环现象,“有借无回”的丢失现象也少有发生,这种孤本性文件的丢失会给日后的相关工作带来致命性的制约。比如某单位在20世纪末在大兴区购置了75亩工业用地用于单位事业的发展,自筹资金建造了工业用厂房。当时厂房经各行政主管部门验收合格后投入使用,各种基建档案资料也一并归档保管。在后期办理房屋产权证过程期间,将借出相关施工蓝图资料丢失,因基建档案中工程施工图的底图都存放在设计单位不交由建设单位存档,并且施工过程中很多的设计工艺更改都是由施工单位的技术人员手工绘制在竣工蓝图中,很难补办。导致房屋产权证办理未果,至今仍未取得产权证明,给单位带来了社会和经济损失。

2.3信息化管理系统建设滞后

信息时代,虽然管理的信息化早已是行业、企业升级管理模式的客观要求,但对档案管理这类边缘化环节来说,信息化建设投入不少却见效缓慢,常常被管理层视作“鸡肋”而有意无意地忽视。故信息化管理系统建设滞后是较典型的问题之一。

3企业基建工程档案的收集、管理与利用

3.1跟踪管理,确保资料真实有效、齐全完整

基建工作一般都是任务重、时间紧,在项目建设中,往往只重视工程建设,忽略文件资料的收集积累。项目建完后回过头来再想收集,方感到东完西缺,无法弥补。对项目跟踪管理,及时预立卷,全面地收集基建材料,是基建工作的一项重要内容。档案工作要求“三纳入”“四参加”“四同步”制度。首先,档案管理工作要受到领导重视,将档案的收集工作列入基建项目管理的基础工作之一,形成的文件资料,及时收集和保存。其次,基建工程涉及的单位繁多,包括建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等,不同的主体都会产生不同类型的档案材料,因此要注重各个参建单位档案的收集。再次,档案工作要参加基建工程项目的竣工验收,必须与建设项目竣工验收同步进行,把好工程档案质量关,并且要形成档案验收报告,将存在的问题限期整改,全套档案资料于工程验收后三个月内向本单位档案部门移交。最后,要设专人来收集整理资料。基建项目管理是一项庞大且具体的工作,档案管理人员不仅要具备档案管理的专业知识,还要对基建项目流程有一定的熟悉度,这样才能做好各方面工程项目的及时跟进与文件管理。

3.2通过经济手段和管理办法制约,实施有效的控制

运用适当的经济手段和相应的管理办法,对工程科技资料实行有效的控制。在与工程参建单位签订承包合同时就应对工程档案的积累、形成及移交的时间、违约处理办法进行相应的条款规定;可实行按工程投资的1%从参建单位施工工程款中扣缴竣工档案保证金制度,在相应的档案管理办法中,对工程档案的收集范围及编制档案的责任单位应予明确,对不同的部门应针对不同的工程性质规定档案收集职责,如工程的征地和政策处理合同、环保、建筑、卫生许可、土建招投标、合同和协议等文件材料,明确由基建部门组织收集整理,向档案部门移交。施工单位在进行工程结算时,必须有档案人员签字,才可进行财务结算,有了明确的收集范围和职责及相应的制约手段,工程资料和档案就能避免流失,并能及时归档。从而确保工程档案的归档率、完整率和准确率。

3.3加快基建项目档案管理为信息化建设速度

很大程度上,开展标准化规范化管理是为了实现管理信息化夯实基础。同样,加快基建项目档案管理信息化建设速度也能在很大程度上倒逼基建项目档案实现标准化规范化管理。这是由于基于平台化操作的管理系统要求每个作业点人员都要按照标准形成电子数据,通过平台自动上传数字化的档案信息。只有操作人员严格遵守系统规定,平台才能接收标准化规范化的电子档案数据信息,否则就会拒绝录入,从而直接或间接影响到作业人员的进度甚至收益。因此,每个基建项目开始之前,全面系统的培训不可或缺。管理人员要帮助作业人员认识到档案数据标准化规范化的重要性,并确保作业人员在持续操作中的准确、完整、翔实、规范。有了标准和规范的开始,才能在最大限度助力后续实现基建项目档案的标准化规范化管理。

3.4加强管理人员的队伍建设

管理人员是基建档案管理工作的主体,管理队伍的素质高低对基建档案管理工作的水平有着直接的影响。然而,现阶段我国基建档案管理工作人员的整体素质不高,而且还存在管理人员身兼数职的现象。因此,加强对管理人员队伍建设是当前基建档案管理的相关部门急需解决的一个问题。此外,要加强对档案管理人员的常态化培训工作,结合不同职能的管理人员进行专业化的培训,提升他们的专业素养和业务能力,鼓励管理人员自主学习专业的管理知识,使基建档案管理队伍能够不断适应新环境新变化新方法,为基建档案的管理打造一支高质量、高素质的团队,推动基建档案管理水平的提升。

3.5加强部门协作,挖掘档案利用价值

档案工作是一项延续性很高的工作,现在的馆藏档案都是历史留给我们的财富。不能因为某种档案当前无用而摒弃它,在历史长河中,每一份档案都将产生一定的效益。比如被拆迁的房屋基建档案,其原址的隐蔽工程资料进行整理后,提供给后续单位的再开发利用,以节省人力、物力、财力,达到资源共享。

在企业发展的历史长河中,基建档案成为历史的见证,具有无法替代的历史凭证和法律依据作用,是极其珍贵的档案。可以将基建档案信息从档案实体转移到另一种载体的材料中,如体现在企业文化建设,企业的展室建设,从历史沿革、图片信息、实物档案等开发利用中反映企业的发展,档案基于社会和经济真正价值得到充分开发和体现。

老旧厂房记录着企业的发展和变迁,见证了企业辉煌的历史,虽然主体建筑因城市的发展或拆除或另辟他用,但是基建档案的编研活动,能够总结历史、弘扬优良、凝聚人心、充分展示企业形象,扮演着一个至关重要的传承角色。

3.6要根据工程项目中合同的要求做好档案的分类归档工作

就是要依据工程项目签订合同中的规定,做好档案的整理、归类工作,保证工程档案资料足够的准确性、完整性。这种情况一般是使用三级类目。在了解了使用怎样的工程档案分类立卷方法后,档案管理人员要认真履行档案立卷的相关要求。同时要结合国家的相关规章制度,对于案卷中档案的存放顺序应当经过提前的批复然后作出相关请示,证件在附件前面,印件在定稿前面,转发件在被转发件前面,文字资料在图样资料前面的顺序,如果图样尺寸出现不规范的现象时,可以根据297mmX210mm进行折叠,在每页书序内容页面用数字写出每张的页码,如果正反面都有内容时,正面的页码要写在右下角,反面的页码要写在左下角,然后再认真、详细地手写其中的目录内容,其中的备考表、案卷、封面等各种资料是否要进行装订,要根据不同单位的实际情况进行确定,从而能够完美地进行工程档案的归档和管理工作。

结语

没有最好,只有更好。企业基建工程档案工作要与企业经营管理的其他方面一起与时俱进,怎样更好地做好档案收集工作、保管和利用工作,只能在实践中不断探索。今日的辛苦收集、精心保管是为了明日的有效利用,是为了更好的维护企业资产的保值增值,历史将见证基层档案工作者工作的意义所在。

参考文献

[1]徐振杰.高效基建档案数字化建设探析.[J]兰台世界,2011(4)(下).

[2]杨文文.大数据时代高效基建档案管理的变革与优化策略研究.[J]城建档案,2018(7).

[3]谭玉琼.多元管理模式下的基建档案管理探析.[J]城建档案,2018(6).