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城镇建设【2020年第07期】

  • ID:271743
  • 浏览:1253
  • 学科:市政工程
  • 更新时间:2020-05-28 19:52:56
  • 期刊: 城镇建设
内容简介
《城镇建设》是由中国出版传媒股份有限公司主管、中国大百科全书出版社有限公司主办,国际标准连续出版物号ISSN 2096-6539,国内统一连续出版物号CN10-1589/TU。本刊是面向国内外公开发行的国家级综合性工程学术期刊,以服务于广大工程建设科技人员、管理者,促进国内外工程建设学术交流与发展为宗旨。

企业档案数字化重要性及其 质量控制问题及措施

2019/8/9 15:17:00 市政工程 黎伟
资料简介

摘要:随着当前社会经济的快速发展,企业在运行中对于档案管理工作的要求也越来越高。企业要充分结合目前对于数字化档案的实际需求,考察数字化档案的质量状况,探索安全保障措施以及数字化优化方案,选择适宜的数字化软件,制定符合实际情况的参数和标准,并对数字化档案管理工作进行及时的检验和评估,建立一套完善的保密方案和规章制度,加强企业档案数字化管理的质量和效率。基于此,本文首先分析了企业档案管理数字化的重要作用,接着分析了当前档案数字化面临的问题,并给出了有针对性的解决措施,希望能给有关人员可供参考之处。

企业档案数字化重要性及其 质量控制问题及措施

黎伟

广西海德利科技有限公司 广西南宁 530028

摘要:随着当前社会经济的快速发展,企业在运行中对于档案管理工作的要求也越来越高。企业要充分结合目前对于数字化档案的实际需求,考察数字化档案的质量状况,探索安全保障措施以及数字化优化方案,选择适宜的数字化软件,制定符合实际情况的参数和标准,并对数字化档案管理工作进行及时的检验和评估,建立一套完善的保密方案和规章制度,加强企业档案数字化管理的质量和效率。基于此,本文首先分析了企业档案管理数字化的重要作用,接着分析了当前档案数字化面临的问题,并给出了有针对性的解决措施,希望能给有关人员可供参考之处。

关键词:档案管理;数字化建设;解决措施

1.引言

档案是信息的记录载体,企业档案管理工作需要较强的专业要求,并且具有较高的机要性和服务性,对企业查核检验的平整有着直接的影响,因此必须做到规范化管理。当前信息化建设的脚步越来越快,企业对于档案管理工作的要求也越来越过,数字化的档案建设管理面临着新的机遇和挑战,数字化、信息化以及网络化已经成为了当前社会发展的主要趋势,档案管理工作不但是一项记录性工作,更要同社会发展趋势相结合,以发挥出更大的作用。因此在当前阶段深入研究企业档案数字化质量控制是十分有必要的。

2.企业档案数字化重要性

首先,档案数字化建设能够显著提升管理质量。在传统模式之中,所有的档案相关任务都由人来完成,并且涉及到众多纸质档案的运输以及存取等繁杂工序,号位大量人力物力,并且不利于提升管理质量。数字化档案建设能够将已有的纸质档案通过计算机技术快速的扫描至电脑中,工作人员只需在管理软件中操作即可。其次,档案数字化建设能够提高管理效率。数字化档案能够替换掉传统的纸质档案管理,大大降低了工作量,并且还能最大程度上避免由于人为因素所导致的效率问题,解决当前档案管理中所存在的滞后性问题,极大的提升档案管理效率。除此之外,档案数字化建设可以提高档案管理数量。数字化档案不再以纸质材料为载体,所有的档案管理内容和修改过程都是通过计算机平台和辅助软件来进行实现,不但突破了传统模式的载体束缚,并且工作方式更加灵活,可以根据档案管理要求对档案进行实时的修改、备份以及补充,提升档案管理量级和效率。

3.企业档案数字化质量控制问题及解决措施

3.1档案存储设备问题

传统档案管理模式中设备以人工操作为主,档案存储、整理、调取工作都需要在档案馆里进行,这种管理模式工作量较大,并且在管理过程中容易出现由于设备问题和人为因素而造成的效率低下问题。并且如果设备老旧,还可能造成纸质档案存储的破损风险。因此在档案管理过程中要对模式进行一定的创新。当前社会发展速度越来越快,人们对于各类档案的存储、调取以及运输等工作的效率也提出了更高的要求,同时各类档案的数量也越来越多,加剧了档案管理工作量和难度另外,在对当前储存的档案进行管理和分类的过程中仍较多的采用传统分类,无法实现更高质量的档案编码和排序,时常出现错放、漏放现象,给后去调取和管理造成不必要的麻烦,降低了档案管理的质量和效率。

为了解决档案数字化建设过程中面临的设备问题,首先要重视档案记录工作与配套设置的数字化。档案记录是档案管理中的重点内容,也是档案管理的基础所在,因此要实现数字化的档案管理,就必须实现数字化的档案记录。传统的档案记录工作中主要靠文书人员,整理和书写各个机构以及各个档案相关人员的资料,工作量大、工作周期长、工作效率低下并且错误频出,而数字化的档案录入工作可以将录入工作通过计算机终端或者移动互联网终端实现,并且可以进行自动分类,极大的提升了档案管理的质量和效率。要想实现档案管理的数字化,必须实现配套设施数字化。其中主要设施包括:文档扫描仪、音频信息收集设备、视频信息收集设备、计算机终端、服务器以及交换机等,同时相关的数字化软件配套也应当进行必要的完善,以更好地实现档案管理数字化建设。

3.2档案管理人员素质问题

对于档案管理工作来说,无论是传统模式中还是现代逐步推进的数字化管理模式中,人的主观能动作用都有着至关重要的作用。虽然数字化档案管理可以一定程度上减轻人为因素的影响,但最终的档案管理工作还是由人来完成。所以要注重提高档案工作人员素质。在实际的档案管理工作之中,档案管理人员存在着一定的专业性不足的问题,主要体现在以下两个方面,一方面,在招聘档案管理人员时对其专业素养和职业背景要求过低,导致档案管理工作人员对于工作内容不熟悉,缺乏职业经验,从而严重影响当前档案管理工作进程的推进;另一方面,对档案管理人员培训力度不够,部分档案管理人员工作积极性严重不足,在工作中处于被动状态下,缺乏工作热情,无法提高档案工作的质量和效率。

为解决档案管理人员素质问题,要提升当前管理人员个人素质与协调能力。在完成数字化硬件基础设施建设与软件配套之后,工作人员的素质和协调能力对于数字化管理系统作用的发挥有着至关重要的作用。具体来说,一方面,为了更好的推进档案管理数字化建设,要招募各类专业技能较强、责任意识充分以及综合素质较高的人才,因此在招聘档案管理人员时要摒弃过去的那种条件单一、要求简单以及竞争机制不完善的招聘模式,对招聘模式做出一定的竞争性调整,采取严格的标准来选拔人才,更好的发挥档案数字化管理。另一方面,对于档案管理人员来说要进行定期的专业技能考核与知识应用培训,打造出一支具有现代化、网络化和数字化档案管理能力的优秀人才队伍,实现数字化、高效化的档案管理。

3.3档案管理数字化程度不足

当前阶段虽然各行业都在向网络化、信息化和数字化方向转变,但是对于档案管理工作来说,数字化模式建设仍然较为缓慢。首先,档案管理模式数字已经有了一定应用,并且档案管理质量和水平也逐步提升,但是数字化建设不完善的问题仍然存在。虽然目前推广和应用力度较大,完成了对外适当开放以及网络远程查询档案等功能模块,但对于不同档案资料库之间的资料共享和档案互相调取等工作的管理难度仍然较大,在不同的档案管理单位协调性上改善空间较大,这样就使得数字化档案管理模式原有问题更加突出,不利于实现数字化档案管理模式的价值。因此要以较为长远的眼光来看待档案数字化建设问题,不断的应用新模式和新方法,对现有问题进行调整和完善。

为了改善数字化程度不足的问题,要着重提高档案资料共享性程度。共享性不是指不同的个体之间互相共享资料,而是档案资料关系人同档案管理系统之间的共享程度。档案管理数字化程度越高,越有利于档案信息在安全性的基础上进行资料共享。这对于提升档案信息传递的有效性以及档案资料的利用率有着显著意义。但是档案管理数字化建设是长期复杂的过程,需要对接大量的相关个体,因此对于档案管理工作流程要求较高,所以为了有效提高档案管理信息传递速度,要着重提高和完善档案管理数字化程度。除了要加强档案信息的录入工作和储存工作,要加强系统的日常维护,不断的进行升级和完善,紧跟时代步伐,推进数字化档案建设。

4.结束语

总而言之,在当前社会经济的快速发展下,信息化建设逐渐深入,档案的数字化建设对于企业长期稳定发展有着至关重要的意义,并且信息技术的发展也为档案管理创造了更好条件。因此企业必须注重档案管理模式的创新,更好的为企业发展服务。

参考文献:

[1]张如.论新形势下档案管理工作的创新服务[J].经营管理者,2013(18).

[2]徐艳艳.新形势下如何加强企业档案管理工作[J].科技创新与应用,2012(11).

[3]吕艳.试论档案管理服务创新与发展[J].新西部:理论版,2011(6).