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城镇建设【2020年第07期】

  • ID:271743
  • 浏览:1501
  • 学科:市政工程
  • 更新时间:2020-05-31 18:44:42
  • 期刊: 城镇建设
内容简介
《城镇建设》是由中国出版传媒股份有限公司主管、中国大百科全书出版社有限公司主办,国际标准连续出版物号ISSN 2096-6539,国内统一连续出版物号CN10-1589/TU。本刊是面向国内外公开发行的国家级综合性工程学术期刊,以服务于广大工程建设科技人员、管理者,促进国内外工程建设学术交流与发展为宗旨。

单位档案数字化管理的现状与对策

2019/8/9 15:17:00 市政工程 胡留芳
资料简介

摘要: 单位的档案管理是其管理的基础工作之一,有效利用档案有助于提升单位的管理水平和可持续发展。随着信息时代的发展,计算机技术、网络技术为单位的档案管理数字化提供了契机。 本文首先分析了单位档案数字化管理的意义,接着提出了单位档案数字化管理的现状,包括工作标准缺乏科学有效性、 档案数字化管理安全意识不到位、 档案数字化管理人员综合素质有待提高,并针对问题提出了完善档案数字化管理制度,加大资金投入来更新技术设备,提升档案管理人员的综合素质等策略。

单位档案数字化管理的现状与对策

胡留芳

嘉祥县档案馆, 山东 济宁 272400

摘要:单位的档案管理是其管理的基础工作之一,有效利用档案有助于提升单位的管理水平和可持续发展。随着信息时代的发展,计算机技术、网络技术为单位的档案管理数字化提供了契机。本文首先分析了单位档案数字化管理的意义,接着提出了单位档案数字化管理的现状,包括工作标准缺乏科学有效性、档案数字化管理安全意识不到位、档案数字化管理人员综合素质有待提高,并针对问题提出了完善档案数字化管理制度,加大资金投入来更新技术设备,提升档案管理人员的综合素质等策略。

关键词:数字化;单位;档案管理

1引言

档案管理是单位管理工作的一部分,在确保组织协调、高效运转方面发挥着重要的作用。随着电子信息技术的不断发展,档案数字化管理已经成为一种重要的发展趋势,单位工作人员运用计算机网络技术应对档案查询、阅读来提升工作成效。随着信息化、数字化、互联网化时代的到来,要善于利用先进技术对单位档案管理进行分析、改进和优化。但受多种因素的影响,单位档案数字化管理还存在一系列问题,需要具体问题具体分析,提出相应的解决策略为单位的持续发展服务单位中的档案管理工作十分重要。认真研究与部署数字化管理,有利于单位档案管理的降本增效[1]

2单位档案数字化管理的意义

随着信息时代的到来,单位档案管理通过运用计算机技术提升了档案管理的成效,方便档案的收集工作与归档工作,改变了传统档案管理模式,是档案管理的创新。档案管理人员通过操作相关软件对资料进行增减、变更,工作效率大大提升。而且档案数字化发展还可以促进新型管理方案的落实,在很大程度上节约了人力与财力。单位的发展要求档案管理也要跟得上时代发展的步伐,必须要从数字化管理方面下功夫,查阅档案更加便利,为高校的可持续发展提供了保障,也提升了高校管理的信息化水平,具有非常重要的现实意义。

3单位档案数字化管理的现状

3.1工作标准缺乏科学有效性

就当前情况来看,很多单位都开始重视档案的数字化建设工作,但是并没有认真、仔细的探讨单位的数字化档案管理开展到什么程度?数字化管理要达到什么样的成效?单位所制定的档案数字化管理制度也没有对其做出明确的规范和要求,部分管理人员在开展档案管理工作的时候会抱有“侥幸”心理,漫不经心、敷衍了事,并没有统一规范化的要求,只对那些特别重要、价值特别高的档案进行了严格意义上的编号、归档,导致单位数字化档案管理的局面比较被动。

3.2档案数字化管理安全意识不到位

通过互联网技术进行档案数字化管理工作能够大幅度提升工作成效,让档案管理变得更加方便,但是互联网的安全一直是业界所担忧的问题,一旦受到黑客的攻击,或者计算机受到病毒感染等都会影响到信息安全。由于部分单位档案管理工作是由一些非专业人员承担,缺乏必要的计算机技术知识,不能全面认识到档案管理工作,信息安全意识淡薄,导致档案数字化管理中的一些重要信息存在泄露的风险。

3.3档案数字化管理人员综合素质有待提高

在开展单位档案数字化管理工作中,人才的重要性不言而喻。档案管理数字化工作的开展主要是依靠人员展开,信息技术的飞速发展要求人才的素质必须跟得上,而档案管理数字化也在要求工作人员必须能够与时俱进。纵观当前单位档案管理人员现状能够发现,由于受到机构编制等因素的影响,档案管理人员的更新比较慢,现有人员缺少专业化的培训,导致文化软实力受到了限制,专业性不强加上管理技能不到位,缺乏专业与管理技能于一身的核心人才势必会影响档案管理数字化工作的开展[2]

4数字化管理所具备的条件

4.1数字化工具

不断发展随着科技进步,数字技术、信息技术的不断发展,新技术体系规模不断的扩大。我国的办公计算机化得到了发展和普及,互联网的发展,让所有信息传递变得更加流畅,移动终端的普及让数字化工具成了人们生活和工作中不可分割的一部分。这就意味着单位在日常档案管理过程中,逐渐实现了无纸化、电算化的数字事务处理。数字技术也在不断升级,从磁盘、光盘再到如今的云存储,升级速度越来越快,通信技术、电子信息技术也越来越稳定。数字化工具的发展为单位的档案管理提供了硬件基础。

4.2人才资源充分

IT的发展也促进高校加紧培养信息人才,档案管理人才的信息技术技能也得到了培训。档案管理人才储备日益发展壮大,档案管理人才不仅被要求善于管理档案,还需要拥有丰富的计算机知识、网络操作能力和数据库管理能力。与此同时,单位内部也十分重视对工作人员的信息技术继续教育和培训力度,满足了单位档案管理的软件基础。

5单位档案数字化管理的对策

5.1完善档案数字化管理制度

单位要进行档案数字化管理,就要在完善相关管理制度上下功夫,需要结合单位实际,运用计算机技术确保单位档案管理跟得上时代的发展脚步。在数字化档案的收集、整理以及归档等环节都能够以严格的档案管理制度作为依据,层层把关档案管理工作,并实行统一化管理。在查阅相关档案的时候,也要严格遵守查阅制度,避免出现泄密或者丢失的状况。此外,还要结合单位发展需求制定档案数字化管理体制,在信息安全的基础上,充分发挥硬件设施与软件设施的功效,避免出现档案信息被恶意篡改或者数据丢失等问题。要落实档案管理人员的具体职责,让他们自觉按照制度要求开展工作,从而为档案数字化建设提供支撑。

5.2加大资金投入来更新技术设备

档案数字化管理主要是采集和整理比较有价值的信息资源,这些有价值的新型资源要为特定的组织部门、特定的人员服务,从而体现出更大的价值,创造出新的效益。档案作为重要活动的纪录材料见证单位的成长,在组织运营管理过程中的使用频率也在提升,对档案数字化收集与归档管理的时效性提出了新的要求,要在确保时效性的基础上保障档案资料的质量,以高质量的档案材料为组织决策提供参考依据,实现工作开展的价值。所以,单位管理者要提升对档案数字化管理的重视度,投入专项资金配备专业的计算机设备、打印机设备等,在设置目标或者做决策的时候参考档案信息资料,发挥档案信息资源在维持组织政策运行方面的重要作用。

5.3提升档案管理人员的综合素质

对于单位档案管理人员来说,要能够打破传统思想观念的束缚,树立数字化安全意识,利用业余时间进行学习培训,掌握新的技能,更新自身的知识结构,坚持与时俱进,更好的适应档案数字化管理的节奏。单位管理者要能够认识到提高档案管理人员综合素质的重要性,这是进行档案数字化管理的基础和前提。要不断加大人员培训力度,运用多样化的培训方式,确保培训内容符合档案工作实际,采用视频学习、讲座学习等方式为工作人员普及档案数字化管理的理论与技巧,在培训中加入信息技术知识,通过培训提升工作人员的专业素质[3]

结束语

总结总而言之,信息技术的发展促进各行各业的进步。单位档案管理的数字化是必由之路,是提升档案管理效率质量的重要手段。为了更好地适应单位档案管理数字化的趋势,各级单位工作人员就应当要转变管理、主动学习、积极变革,从信息保管为主的传统档案管理向信息开发利用的数字化管理进行转变。

参考文献

[1]邢光青.单位档案数字化管理的现状与对策[J].农家参谋,2020(08):251.

[2]宁宇.单位档案数字化管理的现状与对策[J].科技风,2020(11):217.

[3]邢琳.浅谈单位档案数字化管理的现状与对策[J].治黄科技信息,2019(05):30-31.