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城镇建设【2020年第07期】

  • ID:271743
  • 浏览:392
  • 学科:市政工程
  • 更新时间:2020-05-25 10:43:39
  • 期刊: 城镇建设
内容简介
《城镇建设》是由中国出版传媒股份有限公司主管、中国大百科全书出版社有限公司主办,国际标准连续出版物号ISSN 2096-6539,国内统一连续出版物号CN10-1589/TU。本刊是面向国内外公开发行的国家级综合性工程学术期刊,以服务于广大工程建设科技人员、管理者,促进国内外工程建设学术交流与发展为宗旨。

浅谈 新时期人事档案管理信息化建设研究

2019/8/9 15:17:00 市政工程 李阳
资料简介

摘要:随着时代的不断发展,如今,人事档案管理的信息化建设已然成为社会发展的必然要求。作为人事档案管理人员,在实际的管理过程中,应务必联系现代先进的信息技术,不断强化自身的信息化水平及能力,提高人事档案管理工作效率,更好地为人事工作和经济社会发展提供全方位、更准确、更快捷服务的现实需要。

浅谈 新时期人事档案管理信息化建设研究

李阳

中国铁路设计集团有限公司

摘要:随着时代的不断发展,如今,人事档案管理的信息化建设已然成为社会发展的必然要求。作为人事档案管理人员,在实际的管理过程中,应务必联系现代先进的信息技术,不断强化自身的信息化水平及能力,提高人事档案管理工作效率,更好地为人事工作和经济社会发展提供全方位、更准确、更快捷服务的现实需要。

关键词:新时期;人事档案管理;信息化建设

加强人事档案的信息化管理是时代发展的需求,更是我国当前人事档案管理改革的重要方向。随着信息时代的到来,社会发生了较大变化,社会对各种专业人才的需求越来越高,但是要想在众多的人口中精确地找到相应的专业人才,在很大程度上要依赖于人事档案信息的查阅,这就为人事档案信息的流通速度提出了更高的要求。因此,在信息化背景下,将信息技术充分引入到人事档案管理中,不仅有利于统一对人事信息的管理,还更有利于信息的流通和利用,从而在很大程度上为社会人力资源的调配提供了便利。

1人事档案信息化管理的重要意义

信息技术的不断创新发展和运用,人们生活的各个领域都需要利用信息资源。人事档案记载的是人的成长及社会经历,这对于人力资源管理来说是至关重要的。就目前形势来看,人事档案管理信息化是未来管理发展必然趋势。人事档案管理的信息化改变了传统依靠纸质的模式,而是依靠信息技术,将人事档案信息录入到计算机系统中,并且对这些信息进行安全有效的管理。人事档案在计算机的管理下,开发和利用都比较方便,也更安全和完整。实现人事档案的信息化管理,可以在现代化发展中实现资源共享,积极开发和共享资源,保证人事档案信息的电子化和数字化发展。应用计算机技术,也可以在多个层次、多个领域发展下,促使人事档案信息管理工作意义的实现。

2人事档案管理信息化建设原则

2.1实用性原则。

信息化建设的实用性为基本原则,保证业务的标准化,更有效。

2.2安全的原则

在信息化建设中,安全是一个非常重要的环节。所以我们必须提高计算机软件信息加密机制,除了建立重要信息资源权限管理、防火墙,确保操作的合理性。

2.3可靠性原则

使用的所有信息分类信息资源用户权限,除了数据备份信息。

2.4可用性的原则

信息系统的设计是实用和易于使用,简单的目标。不使用人员必须经过培训系统,可以灵活、易于使用,使办公自动化的真正方式。

2.5先进的原则

计算机软件技术,采用先进和成熟在OA和互联网的使用,必须充分继承,考虑可伸缩性、可扩展性、和延长生命周期,提高技术含量。

3信息化背景下人事档案管理方式新举措

3.1宣传加强信息化建设的意识

人事档案的建设多是由学校和一些政府单位担任加工的主体,因此这些加工主体在对人事档案的加工上处于极其重要的位置。我国目前的人事档案多是利用纸质档案进行记录,对于事业单位的人事档案管理,当进行人事调动时就引发了调档和流动的问题。但是,人事档案的调动可以说是一项涉及多部门的复杂工作,手续繁琐复杂,可能会导致用人单位对接上存在时间差,进而引发一系列问题。随着互联网技术的发展,人事档案的管理也应该紧紧跟随着时代的步伐,增强其科技信息化的含量,实现人事档案信息资源的有效管理与充分利用,最大限度地满足人事工作的客观需求。就事业单位而言,应该对在职的工作人员进行人事档案信息化,并结合工作实际制定相应的规章制度,扩大宣传,逐步加快人事档案信息化建设的步伐,从而产生积极的助推作用,实现单位人事档案管理向信息化迈进。

3.2加大对人事档案管理信息化软件的研发力度

要想促使人事档案管理逐步往信息化的方向发展,必须建立一个信息化的操作平台,否则任何事项都无异于一纸空谈。对此,无论是政务的人事档案管理人员或科研人员,其在实际的工作中,都应务必致力于人事档案管理信息化软件的开发,并基于当前所使用的各类操作系统予以更新和升级,建立出一套相对更为科学且完善的档案信息数据管理系统,以满足当代社会对政务人事档案管理工作的要求。当然,有关人事档案管理数据库的建立,其除了需具备管理、维护、增、删、查、改等基本功能外,尚需实现与政务其他资源之间的沟通与共享,以人事档案向社会提供服务为重心,强化服务意识,不断提高管理效率和服务水平,为上级领导选拔人才提供真实可靠的人事信息。

3.3建立档案管理制度

为了使档案的管理,满足企业发展的需要,企业管理者必须提高档案管理的识别,并制定相关的档案管理系统。对于一个企业,如果能够正确使用内部企业人事档案信息数据,对企业的发展至关重要。因此,企业领导必须高度重视档案管理相关工作的信息化,不仅增加资本投资管理和完善相关的管理功能,通过激励机制吸引管理人员努力工作,和提取时间对相关管理人员的专业培训,以确保管理人员可以工作科学、合理。此外,有关部门制定相关的制度,在这一过程中,必须根据我国有关法律、法规的规定,考虑到企业本身的情况,即使是在同一时间,也要找出最适合企业发展的管理方案。

3.4加强档案管理人员素质与能力建设

在单位人事档案信息化建设与管理的过程中,档案人员自身素质在很大程度上决定了档案信息化管理发展的进程。因此,单位应针对内部档案人员进行素质教育和培训,向档案人员渗透正确的信息化管理平台操作方式,规范管理流程,从而保证人事档案管理更加高效。同时,档案管理人员需要掌握一定的计算机图像处理、信息扫描、信息分类、存储等功能,并定期对重要人事档案信息进行备份、检查,避免出现档案信息泄漏、错误、丢失等问题,为真正实现档案信息共享提供便利条件。此外,管理人员应积极学习与人事档案管理有关的法律、法规,在进行人事档案信息化管理时,应严格遵守管理规章体制,杜绝出现档案信息恶意泄露问题。

3.5加强人事档案管理信息化系统网络安全

在信息化管理平台建设的过程中,确保网络安全是人事档案管理深入发展的必要前提。因此,应该重视管理平台运行环境安全检测与优化。首先,单位技术开发人员,应重点加强安全系统功能建设,在数据库中安装安全检测软件,即时监测人事档案管理中可能存在的风险因素,一旦发现,需要及时进行专业操作处理,有效规避人事档案信息化管理系统中存在的安全风险。同时,技术人员应该在数据库中安装病毒查杀系统,并定期进行数据库垃圾信息清理、系统内部结构功能检测,确保信息化管理系统运行环境安全,提高系统运行效率,全面提升人事档案管理质量。此外,针对不同部门人事档案信息检索要求,设置不同类型的安全密钥,以及数据库访问权限。

3.6采用一体化管理规范人事档案信息化建设

现阶段我国的人事档案管理大多是纸质材料和电子文档,总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,有关人事档案管理信息化管理系统的建立,既要以网络和计算机技术为支撑,也应囊括人事档案管理的方方面面,包括信息资源的查询与传递、档案的分类建立与保管等。采取一体化的管理体系,要将科学技术与人事档案管理工作相结合,从人事档案管理工作的实际情况出发,坚持循序渐进的原则,做好两者的协调工作,实现由初级到高级的有效转变,并成立综合性人事档案管理资源库和分级化人事档案管理资料库,以此来共同形成信息化人事档案管理平台,有效提高人事档案管理工作的效率和水平。同时,在统一、科学、合理的标准上,利用计算机技术将原始的档案信息与档案数据进行存档,从而更为完善地建立起一个现代化、专业化的人事档案管理数据库,实现数据化管理,方便资源的传递与共享。坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合,面向应用,建立“活库”,以利用效率和使用效率考核数据库的“活性”,建立一个现代化的人事档案数据库,最终实现人事档案管理的数据化,便于信息的共享。这样就能够使管理工作中的档案的建立、接收、派发、保存、使用、查询等实现一体化,从而让档案管理工作更加高效便捷。

3.7对人事档案进行定期地修复完善

人事档案需要进行定期地修复完善,为其正常的工作进行做准备,特别需要注意的是:对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等,纸质档案容易破坏、发潮发霉,因此对于这类型的档案保存,需要档案管理人员不定期地对其进行检查、查看;对电子信息技术的档案材料,需要及时地保留、存根、备份、信息检查,确保档案的健康、安全存放,尽量把档案信息资源的损失降低到最小,以便构建一个完善的人力资源档案管理体系。

4结语

保证档案管理的信息化建设是促进档案管理发展的主要趋势,是有效促进时代发展的客观要求。加强对档案信息化建设的研究具有非常重要的意义。虽然当前我国人事档案管理工作存在不足,但伴随着信息化技术的融入与工作人员专业水平的提高,人事档案管理工作势必得以不断完善,最终实现人事档案管理效率以及质量的提高。

参考文献

[1]吴秋燕.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].赤子(上中旬),2017(02):199.

[2]陈卫华.企业人事档案信息化管理面临的挑战及对策[J].商场现代化,2015(10):107.

[3]刘琴.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].档案学研究,2011(05):20-23.