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城镇建设【2020年第07期】

  • ID:271743
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  • 学科:市政工程
  • 更新时间:2020-06-03 07:26:19
  • 期刊: 城镇建设
内容简介
《城镇建设》是由中国出版传媒股份有限公司主管、中国大百科全书出版社有限公司主办,国际标准连续出版物号ISSN 2096-6539,国内统一连续出版物号CN10-1589/TU。本刊是面向国内外公开发行的国家级综合性工程学术期刊,以服务于广大工程建设科技人员、管理者,促进国内外工程建设学术交流与发展为宗旨。

新时期人事档案信息化管理的思考

2019/8/9 15:17:00 市政工程 刘红英
资料简介

摘要:在当前信息技术大力发展,在时代发展中占据重要地位的环境下,传统的人事档案管理难以适应企业和时代发展要求,需要进行合理变革,实现人事档案管理信息化建设具有重要意义,是当前的一项重要工作。要保证人事档案管理的效率,有效实现资源共享,需要科学推动其信息化更新,在人事档案管理方面更加科学和安全,能够提供更加优质的服务。因此,我们必须对此形成科学的认知,明确信息化建设的指导思想,科学进行其信息化建设工作。

新时期人事档案信息化管理的思考

刘红英

内蒙古兴安盟科右中旗人力资源和社会保障局人才交流中心 内蒙古科右中旗 029400

摘要:在当前信息技术大力发展,在时代发展中占据重要地位的环境下,传统的人事档案管理难以适应企业和时代发展要求,需要进行合理变革,实现人事档案管理信息化建设具有重要意义,是当前的一项重要工作。要保证人事档案管理的效率,有效实现资源共享,需要科学推动其信息化更新,在人事档案管理方面更加科学和安全,能够提供更加优质的服务。因此,我们必须对此形成科学的认知,明确信息化建设的指导思想,科学进行其信息化建设工作。

关键词:新时期;人事档案管理;信息化建设;意义;措施

1新时期人事档案管理信息化建设的意义

1.1推动实现人事档案管理现代化

处于信息爆炸时代,人们对于信息资源的价值有了更加深入的了解,实现人事档案管理信息化,顺应了时代的发展潮流,对人事档案管理进行积极的变革和更新,最终实现该管理工作的现代化。使其工作流程更加灵活,有效提升管理效率和利用效率。

1.2实现人事档案信息资源实时共享

人事档案管理实现信息化,可以强化各项信息间的关联性,实现对不同信息的交叉管理,人事管理也在向商业性发展,也就是说,在现代社会经济发展中信息资源成为重要的战略资源。有效进行人事管理,可以充分激发人才潜能和价值,在现代化建设中应用信息资源共享,明确其服务方向,比如在人事信息方面的加密服务,对保证人事管理质量具有积极意义。

1.3推动了档案资源的开发利用

在人事管理工作中,人事档案管理发挥着重要作用,建立先进的、全方位的、层次化的人事档案管理符合当前人事管理需要,对于开发利用相关信息资源、使其发挥出潜力和价值具有积极意义。

1.4工作质量和效率均得到提高

传统人事档案管理工作的形式不够合理,在人工搜集和记录等模式下,会让信息占据很大的空间。在对档案进行长时间保存的情况下,传统的纸质档案可能会面临着受潮和损坏等威胁。长时间背景下,纸质档案则难以有效运用。另外,在进行档案查找和翻阅的时候,也可能会产生磨损和丢失的问题。这种落实的管理形式,成为了企业发展的阻碍因素。所以,为了满足企业需求,要开展档案管理信息化手段,工作人员的工作程序不再烦琐,而是能够在烦琐的工作抽身,提高了工作的质量,让档案的保管更加优质,在收集、记录和查询等层面都斩获了较高的效率。

1.5档案信息查询更加便利

当今社会发展中,网络信息技术所展现出的便捷性是不言而喻的。在合理运用信息技术的情况下,让数据得到更加高效的处理。传统人事档案管理工作开展,工作人员要亲自动手,关注档案信息记录,并在档案的库房中进行查找。这样的管理形式,加剧了人员的工作量,可能还会出现问题。但是,如果以计算机为载体,对档案进行检索,就会更加快速,信息呈现也是比较全面的。工作人员在档案信息检索上十分便利,企业的竞争力也会在档案工作的顺利完成下逐渐提升。

2新时期人事档案管理信息化建设的措施

2.1加大基础设施建设力度

电子计算机具有自动运算、逻辑判断能力强、存贮信息强、精确度高和运算速度快等特点,在文件管理方面,借助计算机接收、借阅、查找和归还文件,并对到期应销毁的文件进行辨认等档案的归档利用和管理工作。在人事档案管理方面,借助计算机收集、编制、整理人事档案,编制内容介绍、检索工具和内目录,还可以在库房管理中运用,用在特殊的档案工作项目中,如对大型索引进行编制,服务档案的编制工作和档案统计等工作。所以,首先要从硬件上对计算机进行配备,促进各类档案馆、网络技术和档案室计算机应用程度的提高,逐渐把档案信息化水平提升。其次,要对局域网进行建设和完善,确保所有工作都网络化,加大人事档案的利用力度。

2.2创建优质的人事档案管理信息化建设队伍

以人为本的理念在各个领域的工作中都获得了认可,也得到了有效灌输和落实。同样,人事档案管理信息化建设中也需要让人本理念得到渗透。信息化建设的实施主体是人,信息则是媒介和助手,人要发挥自身的主观能动性,让人事档案管理信息化建设工作不再面临困扰。所以,创建优质的人事档案管理信息化建设队伍迫在眉睫,让队伍建设彰显带动作用和价值。由此,单位则要创建人才培养制度,为单位培养出复合型人才。比如,单位就可以定期组织专业技术培训工作,从信息技术管理层面着手,让人事档案管理人员获得较强的信息技能。培训之中,要涉及技术方面的知识,也应该涉及管理方面的知识。在展现出较强实效性的情况下,让人事档案管理人员获得一定的职业道德,也拥有较高素养。在多个知识领域中,让管理人员能够形成宽阔的知识视野,从根本上形成十分清晰的逻辑思维。这样,会让人事档案管理的水平得到提高,信息化建设工作的开展也会获得充足的力量支撑。

2.3管理工作制度化和现代化

新时期,很多企业为了发展,逐渐扩充规模,人事制度和人员模式也在逐渐改革。由此,人事档案管理的模式就面临着很大的挑战。档案管理工作拥有专业性和政治性,并且需要保密。企业内部的人力资源管理部门,则要实现科学的管理方法和人事档案管理工作的密切结合,制定出符合企业人事档案管理工作运行的条例和制度,制定出的管理方法要拥有制度化和标准化的特点。比如,企业要创建关于人事档案管理的工作条例,创建完善的管理职责,明确其中的工作内容。同时,还需要形成档案借阅制度和归档工作规定等。在各种的规范和标准制定下,让人事档案管理工作在开展的时候,获得更多的经济效益。

在人力资源管理中,人事档案所发挥的作用极为重要,其真实记录了个人开展本职工作期间的各项事情,所以在人才考核和选拔的时候可以提供更多有效依据,同时借助人事档案还可以促进人事管理水平的提高。所以新时期需要对人事档案信息化管理工作引起高度重视,充分借助现代化信息技术,使人事档案的网络化顺利实现,并提高档案信息化水平,以便于更好地查询、变更和储存档案,及时、快速传递档案信息,在确保信息安全的基础上,实现档案信息的共享,这对促进人事档案利用效率的全面提高极为有利。

2.4强化信息化网络安全防护

在档案管理信息化建设进一步优化的过程中,应充分重视网络安全防护工作的有效落实。 主要可以从以下几点入手:一是,做好网络的各项安检工作,在共享网络设备上配备相应的入侵监测系统,以此来对进出网络的数据流做出全面的分析与统计,真正做到及时发现、解决各种安全隐患;二是,积极引进、落实更先进更有效的安保措施,对具有密级的各种资料信息作出科学界定,并在查阅方面设置相应权限,只有通过密码、身份确认,才能够进行相关档案信息的查阅,且要对重要数据库信息及时做出备份;三是,应科学安装防火墙技术,不断强化访问控制,并针对信息化管理系统运行的具体情况,实施科学有效的管理和维护措

施。

3结束语

综上所述,把新时期人事档案管理工作做好,符合档案管理工作改革的要求,同时也满足了机关、事业、企业单位发展的需要,人力资源管理部门要充分认识到人事档案信息化建设的重要性,按照人事档案管理工作的客观规律,充分借助网络技术和计算机有效开发和利用人事档案信息资源,加大档案信息化管理力度,确保单位在人才聘用、职称晋升和人才培养上有更加公正准确和完整的第一手资料作为保障。

参考文献

[1]阳静.新时期我国人事档案信息化管理的现状及思考[J].办公室业务,2018(10):79-85.

[2]郑文夙.新时期人事档案管理信息化探析[J].企业改革与管理,2017(17):79.