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中国电业【2020年第7期】

  • ID:271850
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  • 学科:产业经济
  • 更新时间:2020-07-17 15:16:34
  • 期刊: 中国电业
内容简介
《中国电业》杂志创办于1950年,是全国电力行业创办时间最早、覆盖面最广、影响最大的杂志。杂志以多种形式准确、及时、深刻地反映电力工业的改革和发展,以深度调查和理论探讨形成独到风格,在国际国内及电力行业内外都有较大影响,在电力媒体中长期处于领军位置。

抓规范 求创新企业办公室做好公文处理工作的思考

2020-07-20 16:58:20 产业经济 冯秀梅,1,何文丽,
资料简介

摘要:公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作是企业日常工作的重要环节,是部门间沟通的主要方式,是办公室发挥其有效职能的重要载体。公文处理水平直接体现办公室工作的服务态度、服务水平和服务质量,更重要的是影响单位和领导干部的工作效率、作风、权威。做好此项工作,对于组织内部的工作顺利开展有着保障作用和重要意义。

抓规范 求创新企业办公室做好公文处理工作的思考

冯秀梅 1 何文丽 2 吴中训 1 冯勇军 1

国网安徽省电力有限公司望江县供电公司 安徽安庆 246200

国网安徽省电力有限公司安庆供电公司 安徽安庆 246003

摘要:公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作是企业日常工作的重要环节,是部门间沟通的主要方式,是办公室发挥其有效职能的重要载体。公文处理水平直接体现办公室工作的服务态度、服务水平和服务质量,更重要的是影响单位和领导干部的工作效率、作风、权威。做好此项工作,对于组织内部的工作顺利开展有着保障作用和重要意义。

关键词:抓规范;求创新;公文处理

公文是作为党和政府机关、公司和集体组织具有法定规范与效力的文书,是企业、组织或集体确保其工作顺利开展的法律支撑,任何一种组织都需要依靠公文来传递决策事项、沟通解决问题。所以从某种意义上说,公文处理的水平不仅反映了整个单位的工作水平,并且与党和国家的指导思想以及政策方针密切相连,是企业推行各种决策、工作方案及规章制度所不可缺少的文件材料,因此如何做好公文处理工作就具有重要的意义。

1. 公文写作流程

一是明确公文主题。在把握领导意图后,确定公文文种,动笔之前要做到胸有成竹。根据主题搜集真实、准确、新鲜、典型的,能反映事物本质特征的材料。拟定写作提纲。确定公文内容的组成结构、表达顺序,安排公文的首尾和衔接过渡。做到条理清晰、层次分明、衔接紧密、总体和谐。二是正式起草成文。注意实效性,注重文字规范、字号、排版等要求。起草材料的时候,切忌主观臆断,凭空编造。文字材料中,每一个观点、每一个意见、每一种思想都要有据可依,一定要在收集的资料中找到出处。所谓文以载道,载的不是秘书个人的思想,而是领导集体的智慧。在起草的过程中,一定要做到忘我的境界。这样才能更好地领会领导的意图,把握领导的思想。三是对于文字材料后期加工修改,要符合文体的要求。如下行文应该注意既维护本级的权威,又平易近人;平行文要相互尊重,文明礼貌;上行文则应该言敬语恭,即使向上级或有关单位陈述不同的看法,也应该注意理直而词温。

2. 提高公文的质量

2.1文件的归档要完整

归档的公文要真实而且完整,有助于确保文件在今后工作中的有效利用率。可是在实际的工作之中会出现遇到岗位的调整、机构的变化、部门的承办等问题时,所需的公文经常会出现不翼而飞的现象,这就需要公文管理人员在对公文进行处理时,注意资料的及时回收和归档。一手办理,一手归档,不要等工作做完了再整理。对于完成处理的公文,在文件内容中明确指出需要上报其结果的,公文管理人员需要在文件办理结束之后,及时向相关部门上报资料,并对相关涉及到的资料进行认真归档。

2.2公文的行文要规范

根据《党政机关公文格式》来设置需要发送公文的格式,按照要求来标注相关信息。发文时要注意语言的组织,再三推敲后,在内容和结构成熟完整的情况下方可发文。对于不得越级的行文,要求上行文符合“一文一事”的标准,并且不得在非请示性质的公文之中夹带所请示的事项。下行文一般涉及到多个部门,对于职权范围界定需要通过部门的沟通,协商一致之后,才能印发。在呈送到领导直到签发过程之前,需发文机关进行审核。

2.3密级文件的管理要严格

要严格依照保密法中的规定来规范处理密级文件,密级文件通常来自上级部门,对于文件的登录、审阅、归档等工作需要委派专人来操作,送交领导签阅的密级文件需要严格按照要求,对知晓者进行要求范围内的限制,不可通过网络等公共平台进行散播,更不可进行影印,不可带离外出。对于文件的交换,呈送等工作要委派专人进行办理,根据工作的实际需要,办理人员要使用指定的交通工具。因内部工作需要所清理出来的材料要予以集中报废,对于专业涉密的载体要上报给相关机构进行统一的处理工作。对公文的流转过程要予以强力优化,确保文件的安全性和准确性,保证资料的不外泄。

3. 求创新,公文处理工作要与时俱进

3.1革新办文手段,突出功能设计的实用性

要想突破长期形成的“纸质化”的传统理念,真正实现公文处理的自动化,必须着力抓好办公手段的创新。我们所说的创新不是一味的否定,而是要在实际工作中,通过发现问题、分析问题、解决问题的方式进行创新,这是公文处理工作创新的基本途径。基于方便实用性是网上办公系统的第一特性,我们在设计网上公文处理系统的功能与构架上,力避主观臆想和照抄照搬,而是与传统的纸质公文处理流程相同或相似,这样做有两个好处:一是保持既有公文处理模式的连贯性,不会与现实需求之间产生太大的冲突;二是就目前实际而言,还很少有单位能够做到完全的无纸化办公,而网上流程与纸质文件流程的同步化,可以在较大的程度上实现两种处理方式之间的互补,各取其长。再则,另一种创新方式,是在工作中出现了问题或者发现了薄弱环节,通过分析原因,研究提出堵塞漏洞,解决问题的措施办法,这就是完成了一次创新。例如,我们在工作中发现,有的部门不按程序,直接将请示报送给领导个人,甚至同时报送给多位领导,形成多头请示和越级请示的现象,这种“倒转”文的现象,处理起来不仅耽误时间,甚至还可能误事,尤其是多头报送的请示,不同的领导可能有不同的意见,我们根据这种现象,创新设计了请示公文的专用格式。凡不按公文格式要求,格式不正确、程序不规范的公文,一律不予受理。这不仅避免了一文多投的现象,还规范了公文报送的格式,给公文处理工作带来了很大便利。在日常工作中,我们注重用先进的办公手段管理文件,创新设计了一种文件传递过程流程表,记载着每天送给领导的文件夹中所列文件,做到了每一份文件的处理过程,都有一条清晰运转轨迹。我们能利用计算机先进的查询功能管理文件,建立专线网上共享,每当领导或部门查找文件时,只需要输入“关键字”便可快速查找出文件,得知文件办理情况。

3.2探讨创新思路,为下一步发展做准备

随着时代的进步,新技术、新手段不断冲击各个领域,这就要求公文处理工作人员不能墨守成规,必须适应新形势、新任务的发展。目前,我们基层单位公文处理人员的素质存在“两极”分化现象。一方面,有些老员工在公文处理方面经验丰富、功底深厚,但在电脑操作,特别是网上操作方面则相对较为生疏,另一方面,年轻员工大多熟悉电脑操作技巧,但在实际公文处理方面又缺乏经验,如何实现人员素质的完善和平衡,是当前许多部门需要解决的问题。就现实而言,抓好专门培训和岗位练兵,是促进工作人员尽快熟悉网上公文处理工作的有效方式。还有一个值得重视的问题,也是一个十分重要的环节——“网上审批”,这需要由相关领导来完成,这就要求领导必须要在观念上率先积极接受网络,在实践上带头了解网络、熟悉网络,主动进行网络操作。否则,网上公文处理工作就只能停滞在基层工作人员中进行,结果只能是使公文处理长期处在一个较为低级的水平上,不能成为真正意义上实现网络办公。

4.结束语

做好企业办公室公文处理工作,需要在实践中不断地摸索,多总结、多锻炼,做到腿勤、手勤、脑勤,要有强烈的责任感和事业心,任何一点随意性,任何一点主观臆断,任何一点粗心大意,都可能会造成失误,甚至会给企业造成重大损失。公文处理水平的高低既是对办公秘书素质和能力的一种考验,也是对公文处理精益求精的具体体现,只有公文处理水平提高了,才能真正达到“以文辅政”的作用。

参考文献:

[1] 梁宵等.浅谈无纸化办公环境下文书工作的实效性[J].办公室业务,2012(08):81-82.

[2] 陈明礼,王媛媛.浅析提高供电企业公文写作质量的重要性[J].中国高新技术企业,2016(10).