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工程管理前沿【2020年第20期】

  • ID:273376
  • 浏览:5044
  • 学科:工程地质学
  • 更新时间:2020-10-15 16:48:05
  • 期刊: 工程管理前沿
内容简介
《工程管理前沿》杂志是由中国工程院主管,中国工程院、清华大学、高等教育出版社主办的建筑期刊。国际标准刊号:2095-7513,国内统一刊号:CN10-1205/N。《工程管理前沿》的办刊宗旨:依托建设领域高层权威信息背景,旨在做好政府领导决策的重要参谋;成为政策理论探讨的前沿阵地,积极探索和引导建设事业发展方向和改革实践;提供重大事件权威报道,深度阐释焦点话题,纵深调查热点事件,努力追求权威性、建设性、实用性和可读性风格;努力做大媒介传播平台,真诚为建设企事业单位服务,为中国建设事业和城市化发展服务,为广大读者开启一个探求知识的窗口。

办公室文书管理工作的策略

2020-10-16 09:11:45 工程地质学 张美思羽姜亚舟
资料简介

摘要:近年来,我国科学技术不断发展,在这种社会背景下,文书管理工作呈现出新的特点,也面临着新的挑战,若要提升文书管理工作的效率,就必须及时创新文书管理工作的策略。办公室文书主要是指公文、档案、书信等资料,也是对办公室工作的一种记录,对企业或者单位的发展有着重要的影响,可以作为决策的重要依据。本文分析了办公室文书管理的重要性,总结了存在的问题,最后提出一些合理的策略,希望为今后的办公室文书管理提供参考。

办公室文书管理工作的策略

张美思羽 姜亚舟

国网兴安供电公司 内蒙古乌兰浩特 137400

摘要:近年来,我国科学技术不断发展,在这种社会背景下,文书管理工作呈现出新的特点,也面临着新的挑战,若要提升文书管理工作的效率,就必须及时创新文书管理工作的策略。办公室文书主要是指公文、档案、书信等资料,也是对办公室工作的一种记录,对企业或者单位的发展有着重要的影响,可以作为决策的重要依据。本文分析了办公室文书管理的重要性,总结了存在的问题,最后提出一些合理的策略,希望为今后的办公室文书管理提供参考。


关键词:办公室;文书管理;措施


众所周知,文书管理工作是一份重要的工作,是一个单位的重要组成部分,起着传达消息、处理日常业务的作用,同时,还在协调沟通方面,发挥着重要的作用。因而,办公室文书管理工作是企事业单位的重要组成部分,确保办公室文书管理工作顺利实施十分重要。

一、办公室档案文书管理的重要性

办公室档案文书管理工作直接关系到企业单位的发展,发挥着重要的作用,可见,办公室档案文书管理工作十分重要,其重要性主要体现在以下几点:

  1. 文书管理工作包括档案、书信、公文、合同等等的文件,是企事业单位经营过程中的关键部分,对今后的经营管理有着直接的影响。文书还记录了企事业单位发展的情况及重大事件,可以作为一种参考资料,为重要决策提供帮助。

  2. 通过合理的文书管理工作,可以确保文书的完全性、科学性及真实性,为企事业单位今后的发展奠定良好的基础。

二、办公室文书管理工作的特点

办公室文书工作具有显著的特点,其特点主要体现在以下几个方面:

  1. 具有繁杂性。文书管理工作的繁杂性主要表现为,内容的多样性与资料载体的丰富性。文书作为处理行政管理活动中,所有具有保存价值文件的工作,涉及人事、财 务、基建以及业务等各个方面的内容,需要对多元化资料进行整合、收集、分类、保存等工作,工作极为繁重。由此可见,办公室文书管理工作具有繁重性。

  2. 准确性。文书作为一种记录手段,展示记录结果,需要其具有准确性,在

文件的运转、采集、记录与整理、归档等过程中,需要保证每一步的合理性,保证办公室文书管理工作的准确性。

  1. 档案文书管理工作的重点在于收集与保存资料。档案管理工作需要具有真实性,需要真实客观地记录企业单位的历史,为后人提供借鉴,发挥资料应该发挥的重要作用。除此之外,档案管理还具有安全性与完整性的特点,主要记载发生的事件与过程,是分门别类归入档案的主要手段,是阶段管理的重点,可见,在档案文书管理工作中,档案文书管理的重点就是收集资料、保存资料,保证资料的完整性与科学性。

  2. 文书工作是把相关文件、事件形成于文档形式,文书管理工作的主要内容包括以下几方面内容:①进行文件搜索,选择恰当的文件类型。②注重文件的等级,根据文件等级进行分类保存。③注意文件的运转,在文件运转过程中进行档案文书管理。④文件催办,文件成本,末期工作就是整理、归档和立卷。

三、办公室文书管理存在的不足

作为企事业单位管理工作的重要部分,文书管理发挥着巨大的作用,但是由于种种原因,很多企事业单位的文书管理还存在不小的问题,下面对这些问题进行总结分析:

1.管理方法老旧

随着时代的发展进步,社会分工向着精细化的方向不断发展,这就增加文书管理的工作量。随着文书管理工作的发展进步,各种先进的管理方法不但涌现,给文书管理工作注入了新鲜血液。但是调查发现,很多企事业单位仍然应用老旧的管理方法,与时代严重脱轨,呈现出质量差、效率低等现象,限制了企事业单位的发展。很多企事业单位还沿用几十年前的管理方案,不但文书归类不明确,还容易出现文件丢失等问题,存在很多管理上的漏洞,工作人员使用这种老旧的方法,也容易出现工作失误,并且工作强度高,需要进行合理的改进。

2.办公室文书管理意识薄弱

管理人员首先要具备相应的管理意识,才能更好的从事文书管理工作,确保文书管理工作的顺利开展。所以说,管理意识直接影响管理水平。但是很多企事业单位的文书管理人员,都存在或多或少的问题,例如专业能力低、管理水平低、学历低等等,无法快速接受新知识,难以做到与时俱进,在出现新方法时,也不愿意主动学习,呈现出消极怠工、工作热情低等状态。由于管理意识的薄弱,给文书管理工作带来了巨大的影响,文书管理工作人员需要具备一定的责任感,才能更好的从事该工作,但是大部分工作人员都是在按部就班的工作,缺乏工作动力,需要进行合理的改进。

3.各个部门配合度低

文书管理是一个复杂工作,涉及到企事业单位的所有部门,需要各个部门的配合,才能更好的开展管理工作。但是调查发现,很多企事业单位都存在部门配合度低的现象。例如,在文书管理人员在归档时,很多部门人员不愿配合归档工作,为了更方面的使用档案,不会主动的交还档案,给文书管理人员带来了不小的麻烦。在文书管理人员的都多次催促下,仍然,没有按照要求归档,导致档案不全,容易出现丢失等问题。

四、办公室档案文书管理工作的策略

1.增强文书管理意识,完善管理制度

增强文书管理意识,完善管理制度需要注意以下几点内容:

  1. 加大宣传教育力度,开展针对性培训,领导层至管理人员都需要提高对文书管理工作的认识,需要尽全力进行文书管理,加大重视程度,增强自身管理能力,学习先进的管理理念,将先进的管理理念与具体管理工作相结合,提高文书管理效率与质量。

  2. 需要完善管理制度,对管理规范的内容进行细化,确保管理制度具有可操作性与可实施性,可以作为办公室文书管理的指导纲领,可以发挥出重要的作用,规范管理人员的行为,确保办公室文书管理工作的规范性。

  3. 明确按照管理流程办事,引导管理者树立“按照制度办事,按照流程办事”的理念,增强文书管理意识。

2.加强各部门的协作

加强各部门协作需要注意以下两方面内容:一方面,对各个部门进行通知,使各个部门意识到自己在文书管理过程中的重要作用,自己配合文书管理工作开展的必要性。另一方面,安排专门人员配合文书管理工作的开展,在每个部门都安排一些文书管理员,主要负责文书工作的开展,负责与其他部门进行协调、沟通,共同完成文书管理工作。

3.优化文书管理方式

优化文书管理方式需要注意以下几点:

  1. 选择恰当的文书管理软件,利用信息技术与网络技术对文书进行编号、检索、查阅、储存,做好文书系统的衔接工作,方便文书管理工作的顺利开展。除此之外,通过此种方式,还可以实现电子文件与纸质文件的对应整理,可以提升检索速度,确保文书的完整性,提高文书管理质量。

  2. 建设数字化管理系统,将网络技术与计算机技术作为依托,建立不同的管理体系,以便适应不同类别的文书文件管理,利用多种形式进行文书文件管理,提高文书管理工作的实用性。

结语:

综上所述,办公室文书管理工作的完整性与合理性,是检验管理水平的重要指标,通过分析办公室档案文书管理中存在的不足,解决办公室档案文书管理中存在的问题,可以提高档案文书管理效果,提升管理水平。做好基础性工作,才能为文书管理奠定良好基础,为企业事业单位今后的发展提供帮助。

参考文献:

[1]陈爱恋.办公室档案文书管理工作的策略[J].办公室业务,2018,(9):71-72. DOI:10.3969/j.issn.1004-647X.2018.09.057.

[2]陈丽玉.办公室档案文书管理工作的策略[J].商品与质量,2018,(25):178. DOI:10.3969/j.issn.1006-656X.2018.25.167.

[3]金颖.企业办公室文书档案管理工作的创新策略探讨[J].企业改革与管理,2018,(16):27,38.

[4]段蔼鸿.办公室文书管理工作的策略[J].魅力中国,2019,(30):296.