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工程管理前沿【2020年第20期】

  • ID:273376
  • 浏览:5025
  • 学科:工程地质学
  • 更新时间:2020-10-15 16:48:05
  • 期刊: 工程管理前沿
内容简介
《工程管理前沿》杂志是由中国工程院主管,中国工程院、清华大学、高等教育出版社主办的建筑期刊。国际标准刊号:2095-7513,国内统一刊号:CN10-1205/N。《工程管理前沿》的办刊宗旨:依托建设领域高层权威信息背景,旨在做好政府领导决策的重要参谋;成为政策理论探讨的前沿阵地,积极探索和引导建设事业发展方向和改革实践;提供重大事件权威报道,深度阐释焦点话题,纵深调查热点事件,努力追求权威性、建设性、实用性和可读性风格;努力做大媒介传播平台,真诚为建设企事业单位服务,为中国建设事业和城市化发展服务,为广大读者开启一个探求知识的窗口。

对档案管理工的进一步认识

2020-10-16 10:02:05 工程地质学 刘艳民
资料简介

摘要:本文分析了新时期档案管理工作的现状、存在的问题以及解决办法,立足于陈旧的档案管理理念和繁琐的档案管理工作,提出了更加新颖的、符合新时期工作要求的档案管理理念,对于加强档案管理工作的效率,实现其科学化、制度化、规范化,更好地适应现代社会的需求具有一定的现实意义。

  对档案管理工的进一步认识

刘艳民

曹县韩集中心卫生院,


摘要:本文分析了新时期档案管理工作的现状、存在的问题以及解决办法,立足于陈旧的档案管理理念和繁琐的档案管理工作,提出了更加新颖的、符合新时期工作要求的档案管理理念,对于加强档案管理工作的效率,实现其科学化、制度化、规范化,更好地适应现代社会的需求具有一定的现实意义。

  关键词:档案管理;科学化;制度化;规范化

  随着时代的进步和人类办公技术日新月异的发展,社会各项制度的改革日益加深,档案制度作为当今信息化时代不可或缺的应用技术,其改革也日益加深。面对各界信息量越来越复杂庞大的今天,档案管理工作的改革显得尤为重要。档案管理工作该如何改革,在哪些方面改革,向哪个方向改革,才能更加完善地服务于全局工作,更加高效的应对日趋纷繁复杂的档案种类和数量,更加适应新时期档案管理工作的要求,已经成为每一位档案管理工作者面对的首要问题。

  一、档案管理工作改革的困难和重点

  1.大多数人对档案管理工作的重视不够

  许多人认为档案管理工作就是简单的记录和抄写,然后把档案放在档案室里存档和分类,定期整理和补查,需要用时取出即可。所以对其不够重视,认为这是一项简单的工作。正是这种错误的观点,才导致了档案管理工作的长期停滞不前,更新缓慢,改革工作无从下手。其实档案管理工作并不是把资料放到资料室正确的位置就可以了。

  2.档案交接制度不严谨

  每年,巨大的档案变动、更新、调取和维护工作确实是档案工作的重点和难点。档案的分类和存档并不困难,最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今,大多数单位的档案交接制度不够严谨,导致许多档案在交接时出现错乱和丢失,这样的局面是我们不想看到的,因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义,而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的,会严重耽误单位工作的正常进行。

  3.许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务

  很多人由于缺乏对档案的重要性认识,在面对档案工作时只是应付而已,甚至对本人的档案都不够重视,没有充分考虑到档案对今后工作的重要性和广泛应用性,等到真正需要档案时,才发现档案不完整或是没有及时更新,以至于影响了正常工作需要和职位调度,给档案本人带来了极大的不便。这充分说明档案管理人员对档案的重要性宣传不够,许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。

  4.当前的档案管理工作不够现代化和信息化

  这么多年来,档案管理工作依然是以纸质做为档案的重要载体,以手写的抄录为主要的记录方式。档案在填写时容易丢失,也容易弄脏弄乱。档案在收录时需要分类,分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里,等到需要用时不能迅速的发现。档案的存储需要档案室,档案室不宜过湿,不然容易引起纸质的档案发霉或发潮,导致档案失真,档案室需要密闭,并且要防火防潮。由此可见,这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力,而且对于档案的准确性也很难保证,容易丢失和遗漏,一些不可预知的事件很容易导致信息的丢失,比如档案室失火和漏水,都有可能导致大量重要的档案丢失,造成严重的后果。

  二、档案管理工作的对策及思考

  1.强化档案管理意识,严格档案管理程序

  强化每一名档案管理管理工作者的管理意识,养成严谨认真的工作作风。同时在硬件设施上完善档案管理设备,每个单位都应配备单独隐蔽的档案库房,库房内加装空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件。为加强档案信息化发展,应在档案管理程序中引进计算机管理软件,充分发挥计算机技术的应用,比如建立档案的信息存储和检索系统。与此同时,应提高每一名档案管理工作人员的综合素质,调动其工作主动性,从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外,还应建立健全档案管理制度,努力做到档案收集的齐全完整、内容真实可靠。

  2.档案交接严格按程序进行

  档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作,稍有不慎就有可能导致档案丢失或失真,所以交接时应严格按程序办理。档案交接的正确手续应是:一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还;三是对未整理的零散文件材料要分类存放,应清理没有的材料,整理可靠的文件,汇编成案,认真将其排序后及时归档。只有按照这样的顺序进行档案交接工作,才能确保档案交接工作的顺利完成。

  3.健全档案管理制度

  健全档案管理制度时应按照规范的操作流程,杜绝档案在操作过程中可能出现的风险。首先应加强档案管理人员的职业道德意识和安全操作规范培训,使档案管理员具备较高的职业操守,同时通过规范的操作,杜绝在人员操作的过程中出现不该出现的漏洞。其次,应尽量统一各单位档案存储的格式、统一成相同的处理软件。这样能够防止文档在格式转换中由于软件兼容性问题被损坏或丢失。

  4.建章立制,有章可循,规范操作

  现如今,不同的单位在档案管理工作上的规定和标准各不相同,甚至许多单位缺乏规定和标准,这大大降低了档案管理工作的标准化程度,造成工作效率低、档案质量参差不齐的现象,这大大减弱了档案的存取与调配的效率,也影响了档案管理信息化发展进程,更降低了档案的应用。大量低水平的重复作业与建设由此产生;同时,相关制度的滞后也令档案管理工作只能停留在辅助管理的位置上,一直无法继续向前发展,没有更高的突破。所以,建立相关制度规范档案管理工作迫在眉睫,加强制度的建设和章程的规范需要提出标准化的档案管理工作流程,这个流程应符合实际工作的需要。统一了规范和章程后,需要档案管理工作部门和工作人员的认真遵守,规范其操作流程,认真细致的工作。做到有章可循。在调取、更新和存储档案时更应该加强规范性,避免错误的发生。

  总而言之,档案工作的重要性和根本性要求人们必须加强对其管理,更新档案管理的理念,实现其科学化、制度化、规范化。每一位档案管理工作者应自觉肩负起自身的责任,做到工作上一丝不苟,思想上始终以单位利益为重,在日常工作中应该加强宣传,告知档案持有人档案工作的重要性。在档案管理的改革路上,我們还有很长的路要走,我们需要加强信心,不断进取,总结经验,提高水平。