大数据时代档案管理模式变化研究王茉

(整期优先)网络出版时间:2018-12-22
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大数据时代档案管理模式变化研究王茉

王茉

丰满发电厂档案室吉林省吉林市132108

摘要:近年来,信息时代快速发展,海量的信息充斥着人们的生活,高效地处理好复杂的数据信息并进行有效的管理才能更好地适应时代的发展需要。总的来说,档案管理工作的相关内容包括数据的记录,数据的保存,以及对数据进行实时检阅、查找、搜寻等。所涉及的内容复杂,任务繁重,这就需要加强档案的管理,并切实处理好档案管理各项工作内容之间的关系。因此,大数据时代背景下,档案管理工作既拥有着崭新的历史性机遇,同时也面临着一定的挑战,档案管理工作亟需跟上时代发展的脚步,不断创新档案管理模式以应对大数据时代带来的冲击。这就对档案管理者提出了更高的要求,档案管理者不仅仅需要具备扎实的档案管理专业知识,还需要具有高瞻远瞩的远见,对信息有一定的预判以及决策能力。

关键词:大数据时代;档案管理模式;变化

引言

互联网的普及应用,各种信息呈现出爆发式增长,由此产生的电子档案也呈现出海量化、复杂化的特点,给档案管理工作增加了一定的难度。而传统的档案管理模式由于效率低下,已经很难满足当前档案管理的需要,必须要结合形势和技术,进行档案管理的优化。

1大数据时代档案管理模式的变化

1.1档案管理制度的变化

近年来,经济政治的发展促进了各行业的优化转型,随之产生的档案管理工作也越来越繁重,传统的方法已无法适应当前的管理需求,因此加强对档案管理制度的革新是十分重要的。在大数据时代,管理部门应当树立起大数据意识,建立完善的评估与反馈体系;管理人员应当具备档案观念,懂得将重要的数据信息转化为档案材料,从而进一步提升档案管理的效率。

1.2档案资源系统的变化

传统纸质档案的存储需要占用大量的空间,且查询与翻阅都费时费力,大数据时代下的档案管理应当将信息化的特征充分发挥出来,利用网络与计算机使档案数据化与模块化,实现档案的在线查询、分享与管理。构建完善的档案管理系统,实现数据的实时更新,对企业的信息进行整合,大大提升大数据的使用价值,保障档案资源的多样性。

1.3档案使用制度的变化

传统的档案部门只服务于一些重要的机构,例如事业单位、国企等,虽然信息量大,但负责管理的人员却很少,致使档案堆积如山,丢失、损坏现象严重,使其失去了实际的应用价值。新时期,各部门通过手机、计算机等设备对档案进行调取与规划,其服务对象也逐渐面向群众,致使档案的使用制度发生了巨大的变化,进一步提升了档案管理的服务价值。

1.4档案安全系统的变化

大数据时代,信息的传递与存储功能更加完备,但数据却仍存在被盗取与侵袭的可能,因此保证档案的安全应当成为当前管理部门的首要工作。构建档案安全管理系统,提升管理人员的安全意识,改善档案管理措施,并制定相应的安全应急防护措施,以符合大数据时代对于档案安全管理的要求。

2大数据时代背景下档案管理中存在的问题

2.1档案信息存储获取效率较低

目前,数据处理的模式是通过将海量的数据信息上传到一个数据库系统,然后再进行大数据的输出,这种大数据处理方式下,通常是数据输出困难,数据的输入比较容易,尤其是在当下数据的数量越来越大,人们对数据的访问以及查找需求越来越高,如何高效获取档案信息成为了当务之急,摆在了诸多专家学者面前。

2.2档案数据存储系统安全性能不高

随着科学技术的快速进步与完善,在互联网上有着越来越多的数据信息,这就难免造成了档案数据存储系统存在一定的安全隐患,数据信息很容易受到黑客、病毒、木马的攻击,造成信息泄露和信息遗失。因此,还需要加强档案数据存储系统的安全性。

3大数据时代背景下档案管理的有效措施

3.1构建新的档案收集体系

档案的收集是档案整理、利用的前提,是档案工作的第一关。大数据时代,档案收集工作不能被动等待,档案工作者不能坐等基层业务部门移交档案,要走出去,深入企业生产一线,广泛宣传档案的重要价值,主动了解企业每个生产环节产生的信息流向、集结点、数据点,掌握关键领域和环节的信息量、信息的类型等,对比较关键的节点,如矿业生产的生产技术、调度、地测、安监、人力资源等重点部门的计算机数据、操作人员基本情况等要有所了解,对计算机内信息的存储情况要进行检索、分析,摸清每天产生的信息量、字节大小,结合该部门的工作职能,通过技术手段建立信息存储库,及时捕捉企业信息,为加入企业大数据档案找准通道和对接点。

3.2及时更新知识结构

大数据档案对档案工作者提出新的要求,档案工作者现有的知识结构是建立在传统档案管理上的,知识储存只能满足传统档案工作的需求,大数据时代,档案工作者现有知识远远不能应对信息时代的需要,必须及时更新知识结构,学习计算机技术、网络技术、通讯技术、新媒体技术,特别要掌握在云平台上建设云档案系统的技术,实现云存储,以满足处理大数据档案的基本要求,为企业决策提供服务。

3.3树立服务理念,提升档案服务水平

档案管理虽然本身并不会直接创造经济价值,但是却能够通过数据分析和挖掘利用,产生隐性的社会效益。因此,作为一名档案管理职工,必须要意识到本职工作的意义和价值,兢兢业业的完成档案管理工作,将服务理念贯彻到日常管理工作的各个环节中,包括档案的整理、备份、更新等。此外,也要不断提高档案服务水平,一方面要开展综合服务,主要是包括一些基础性的查阅、检索等工作,另一方面也要针对不同的群体,开展个性化服务,例如一些当代青年人能够熟练使用计算机等信息工具,可以引导他们使用自助设备进行电子信息的查询,而对于一些老年人群,则可以为他们提供单独的阅览室等。

3.4重视技术创新,确保档案信息安全

新技术的应用是推动档案管理工作优质、高效开展的保证,但是在实际管理工作中,也暴露出来了许多问题,档案资料的安全管理就是其中比较棘手的问题之一。尤其是对于一些具有珍贵保存价值或是涉及到商业机密的档案,一旦因为管理疏忽被泄露或窃取,将会造成严重的损失。因此,在档案管理过程中,要重视通过技术手段来保证档案资料的安全,为档案管理营造一个安全的环境。具体工作可以从两方面来开展:其一是重视网络安全技术的运用。例如防火墙技术、登录口令或安全秘钥等;其二是引进专业的技术人才,不断完善档案管理系统的安全防护能力,确保档案信息的安全。

3.5强化培训,提高工作人员综合素质

在档案工作管理不断创新和丰富自我的同时,还要成立一支综合素质较高的管理团队,这是新时代驱使的必然趋势。比如:在进行档案管理时,可以实施轮岗制、培训制、进修、思想教育、再教育等方法增加工作人员专业知识和业务能力,使其掌握现代先进的管理方法。企业、事业单位要加强工作人员考勤、考核等工作,适时引进人才和淘汰思想觉悟不高、工作能力低下的人员,打造具有正能量、凝聚力、向心力的工作团队。还可以借鉴和学习一些其他社会机构、社会组织的档案管理手段,例如:党政部门的档案资料立卷、归档、保密、储存的方式,邀请相关专业人士开展讲座、现场教导等,以此大大提高工作人员的综合素养,从而达到当前事业单位用人标准。

结语

大数据时代,随着经济文化社会的进步,信息化进程不断加快,全国各地企事业单位档案管理工作必然面临严峻的挑战,应从国家角度出发,制定统一制度标准,对不同行业档案管理业务和信息管理系统进行规范;各企业单位在遵循相关规范的条件下,应该全面了解自身实际,制定自有的档案管理规范,从而将大数据大背景下的档案管理工作推进一个新高度。

参考文献

[1]王丽.大数据时代档案管理模式变化及有效路径研究[J].办公室业务,2017(07):68+70.

[2]刁文静.大数据时代下档案管理模式变化及有效路径研究[J].商品与质量,2017(17).